Projekt WordPress Theme Teil 7

Projektdokumentation

Projektdokumentation

Was dokumentiere ich bei einem Projekt kaufmännisch?

Es werden die Kosten und die eingesetzte Zeit dokumentiert. Bei den Kosten werden alle Kosten erfasst. Von der Zeit mit Stundenlohn als Selbstständiger über Wissensmaterial wie Bücher und Seminare. Alle individuellen Kundenwünsche für Theme Anpassungen oder aber auch Entwicklungskosten von Plugins und Widgets. Der eigene Webspace und die Domainkosten. Die Kosten für den geplanten ABO Service, wie Kundendomains und Webspace.

Bei der Zeit werden die Stunden und der Beginn der Theme Entwicklung und das Ende als Tage erfasst. Bei der Zeit werden auch die verschiedenen Entwicklungsabschnitte dokumentiert. Hierbei wird z.B. eine Freemium Theme bei WordPress.org hochgeladen und auf die Freischaltung gewartet. Diese Zeit wird ebenfalls erfasst. Für den Kaufmännischen Teil gibt es eine Projektdokumentation in Excel die, die einzelnen Phasen anzeigt, in denen das Projekt sich befindet, wieviel Tage und Stunden die einzelnen Phasen benötigt haben. Dies geht von der Planung, Entwicklung, Veröffentlich und Vertriebssystem durch eine eigene Webseite, bis hin zum Marketing. Ich erhoffe mir davon, dass ich hier eine Projektübersicht über alle Kosten bekomme.

Natürlich werden auch alle Einnahmen dokumentiert und berücksichtig ob das Projekt rentabel ist. Hierzu zählen nicht nur die Premium Theme Verkäufe, sondern auch die Einnahmen der Nischenwebseiten und der Kundenwebseiten für individuelle Theme, Plugin und Widget Entwicklung die auf dieser Theme basieren, sondern auch die abgeschlossen Abos. Die ersparten Kosten für eine Nischenwebseite anstelle einer Premium Theme die gekauft hätte werden müssen, sollte dies der Fall sein.

Was dokumentiere ich bei der Entwicklung?

Um nichts bei der Entwicklung zu vergessen erstelle ich mir in Excel eine ToDo Liste mit Aufgaben. Ähnlich wie ein Ticketsystem in den ich jeden Schritt bei der Entwicklung durchgehe und abschließe. Hier wird die Position der Tätigkeit die Beschreibung, der Tag an dem begonnen wurde und der Tag an dem abgeschlossen wurde, sowie die benötigte Zeit dokumentiert. Ich erhoffe mir davon eine Kostenübersicht und bessere Einschätzung von Entwicklungskosten zu bekommen. Auch wenn die Arbeit in erster Linie kostenlos ist, so werden alle Kosten wie bei einer selbstständigen Tätigkeit berechnet. Hierzu gehören Recherche und die eigentliche Programmierung, sowie die Zeit der Quellcode Dokumentation.

Wie dokumentiere ich es?

Alle Kosten und Einnahmen für das Projekt werden in einer für das Projekt angelegten Kosten und Einnahmen Abrechnung der sogenannten Einnahmenüberschussabrechnung dokumentiert. Ich dokumentiere hier nur die Netto Beträge, da ich Umsatzsteuerpflichtig bin. Ich bin also in der Lage die Umsatzsteuer zu verrechnen und abzuführen. In der eigentlichen Buchführung werden alle Beträge einschließlich der UST dokumentiert. Meine eigenen Kosten werden auch fiktiv dargestellt, dies ist bei einem Einzelunternehmen so nicht möglich. Diese Einnahmenüberschussrechnung erstelle ich in Excel.

Die Entwicklung und die einzelnen Projektphasen werden zeitlich und als Aufgaben in einzelnen Stunden in einer Excel ToDo Liste dokumentiert. Beide Listen sind untereinander durch Tabellenverweise verknüpft und dadurch dynamisch angelegt. Für die individuellen Kundenwünsche werden einzelne Projekttabellen in einem separaten Excel Dokument angelegt und die Ergebnisse in die Haupttabelle übertragen.

Auf meinem PC lege ich einen eigenen Projektordner unter Dokumente an. Diese sind als erstes mit Projektnummern und dann mit dem Projektnamen dargestellt. Die Projektzahlen gehen in Zehnerschritten. Meine Firma AWCT hat die Nummer 010, Winkelmann-Software die Ziffer 020 meine eigene Webseite AWOn trägt die Projektziffer 040. Winkelmann Themes erhält die Ziffer 031 als Unterprojekt eines neuen Firmenprojektes. Dazu kommt später im Bereich Strategie und Vertrieb mehr. Ich plane WordPress anhand der erstellten Theme auch als Buch und Videokurs auf YouTube zu dokumentieren. Dies würde dann in einen Ordner 032 oder 033 dokumentiert werden. Die Projekte sind so groß, dass ich ihnen einen eigenen Unterordner gebe, allerdings gehören Sie zu dem Hauptprojekt und werden damit unter 03x abgelegt. Unter Dokumente werden wirklich nur Dokumente und Dateien abgelegt. Hierzu gehören die Dokumentation und die Basisdaten wie Logo, Visitenkarten, Briefpapier, Rechnungsvorlagen usw. In dem Projektfall werden die Rechnungen am Anfang noch über Andre Winkelmann Computertechnik kurz AWCT erstellt.

Für die Theme, Plugin und Widget Programmierung lege ich einen Ordner auf einem extra Entwicklungslaufwerk ab. Auch hier erhalten alle Projekte einen Übergeordneten Ordner. Die Ordnungszahlen gehen hier allerdings in hunderten Schritten und beginnen mit 0100.

Warum dokumentiere ich es?

Ich möchte einfach über jedes Projekt und Teilprojekt das ich starte, zu jedem Zeitpunkt den Überblick in allen Bereichen besitzen. Verschwende ich in diesem Projekt Zeit und Geld oder verdiene ich mit diesem Projekt Geld? Jedes Projekt hat einen festen Startpunkt, feste Ziele und einen festen Zeitpunkt an dem geprüft wird ob es die Ziele erreicht hat. Es wird im Vorfeld festgelegt wann das Projekt weitergeführt wird und wann es eingestampft wird. Hier soll einfach klar definiert werden was Erfolg und was Misserfolg bei einem Projekt darstellt und danach gehandelt werden. Dies schließt das Prinzip Hoffnung aus!

Anhang Vorlagen in Excel zum Herunterladen.

  • Einfache Kostenrechnung in Excel – Einnahmenüberschussabrechnung
  • Einfache ToDo Liste in Excel mit Pulldown Menü für den Status
  • Dokumente

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